休暇後の満杯のメールボックス？どのように対処するか
休暇後のメールボックスの処理方法
先月、パンデミックの間にほとんど休暇を取らず、大きな贅沢な休暇も取っていなかった私は、1週間の休暇を取りました。その時点で、私は完全に疲れ果てており、仕事のコミュニケーションには明確な制限を設ける必要があると感じていました。そのため、私はSlackのステータスを小さなヤシの絵文字に設定し、さらにアプリ自体を携帯電話から完全に削除しました。休暇中に誰かからメッセージが来たかどうかがわからないようにするためです（シンボルの横に表示される「1」に興味を引かれ、メッセージを読まずにはいられなくなるので）。それまでは簡単でした。しかし、仕事上の最低点に取り組む必要がありました：メールボックス。
そのため、休暇中に受け取ったメールに対して自動的に送信される「ユーザー不在」メールを作成しました。その後、自分に対して誇りに思いました。一年間、毎日毎日目を空洞にして関係のないメールを開封してきた私にとって、今や自分自身を優先することは当然のことでした。「Oliviaさん、お元気ですか？」というフレーズで始まるメールに9割がたまりませんでした。しかし、そう簡単ではありませんでした。休暇中に仕事について考える必要がなかったために構築した深いリラックスは、最初の仕事の日にGmailのメールボックスを開いた瞬間に一瞬で消え去ってしまったのです。なぜなのでしょうか？未読のメールが1,400通もあったからです。
本能的に泣き出したくなり、その後で自分のノートパソコンを投げ飛ばして、私のアパートの真下の地下鉄の線路に投げ込みたかったのです。3番目の本能は、受け取ったメールのそれぞれを削除し、受け取っていないことを装うことでした。この最後の戦略は、私に多くの時間と感情的なストレスを節約してくれたでしょう。ただし、私にメールを送ってくれた人たちに対しては非常に無神経ではないでしょうか？そして、本当に重要なものを見逃してしまったらどうなるのでしょうか？
最終的には、休暇中に受け取ったすべてのメールを開封する時間を取ることにしました。それは長い時間がかかり、精神的にも大変でした。そして、実際に無視しても致命的な結果にはならないほど、どのメールも本当に重要ではなかったことを告白しなければなりません。ほとんどのメールには返信が必要ありませんでした。その結果、後で考えると、それは無駄でイライラするものであり、私を考えさせました。もしかしたら、将来の休暇中に受け取ったメールをすべて直接削除すれば良いのかもしれません。次回の不在メールで、本当に重要な問題を持っている人たちが私に連絡するように依頼すれば、この無視できるメールの山を通る必要はないでしょう。
したがって、休暇後にこの「ユーザー不在」メールの戦略を考えた後、この方法が有益かどうかについて少数の専門家と話をしたいと思いました。そこで、『Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done』の著者であるJocelyn K. Gleiと、『Eine Welt ohne E-Mail: Konzentrierter arbeiten in der Kommunikationsflut』の著者であるCal Newportに連絡しました。メールが私たちの人生を台無しにする方法について本を書く人たちの問題は、彼らがメールを無視することに非常に長けているということです。おそらく、彼らの沈黙は、休暇後にメールをすべて削除することも全然問題ないという合図だったのかもしれません。しかし、私はまだ専門家の許可を得る必要があると感じました。
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ドクター・アリス・ボイズと話しました。彼女は「The Anxiety Toolkit: Strategies for Fine-Tuning Your Mind and Moving Past Your Stuck Points」の著者です。ドクター・ボイズによると、休暇中のメール戦略は、労働時間中のメールの取り扱い方によって異なります。彼女は電話で私に語りました。「私は最終的には、あなたの主な任務が何であるかについて考えることが重要だと思います。それはコミュニケーションですか？」例えば、PR業界やコミュニケーション業界で働いている場合、ドクター・ボイズは、休暇後すぐに受信トレイをゼロにすることは適切でも意味があるわけではないと説明しています。しかし、彼女はメールの洪水に対処するための他の戦略も持っています。
私は私の1400通のメールの問題と、それらのメッセージのほとんどが私の直接的な返信を必要としないことについて彼女に話しました。この場合、ドクター・ボイズは、私が私宛でないメールを削除するというルールを作ることができると言います。これには広告、”全員に返信”のメール、そして人気のあるCCも含まれます。これらのメールを特定するには、依然として件名を読む必要がありますが、それは1通1通開かなければならないよりはまだましですよね？私はすぐに納得しました。
また、ドクター・ボイズがメールの疲労に対処するために個人的に取り組んでいるもう一つの素晴らしいアイデアは、2つの異なるメールアカウントを持つことです。今、あなたが考えていることを知っています。「2つのメールボックスを確認する方がストレスが少ないのはどういう意味ですか？」非常に簡単です。ドクター・ボイズのメールアドレスの1つは、一般の人々や彼女が知らない人々のために公開され、誰でも見つけることができます。これは、彼女がこれまで一緒に働いたことがない人々やスパムなどのための「受け皿」として機能します。彼女の2つ目のプライベートなアドレスは、彼女が積極的に協力したり、既存の個人的または職業的関係を持つ人々にのみ提供されます。このようにメールをフィルタリングすることにより、彼女は「公開」のメールボックスに着信したメッセージを読んだり返信する必要があるというプレッシャーを取り除くことができます。さらに、重要なものはもう片方のメールボックスに入るということを彼女は知っているため、必要に応じてこれらのメールを完全に無視することもできます。
「このシステムはかなりうまく機能していると思います」とドクター・ボイズは言います。「私の仕事のメールボックスに不明な人から届くすべてのものを効果的に無視できます。」ただし、複数のメールボックスを使用する方法には、いくつかの機会を逃す可能性もあると彼女は警告しています。あなたが誰であり、仕事がどのようなものかによって、メッセージを見逃すリスクはそれに値するかもしれません。ここでは、私たちは本当に自分の野心と精神的な幸福を天秤にかけなければなりません。
しかし、ドクター・ボイズによれば、最も大きな問題は、多くの場所で休暇中の通知が完全に意味をなさなくなったことです-特にアメリカではそうです。毎年夏になると、ツイッター（または「X」）は、ヨーロッパのアプローチ（「私は9月18日まで仕事をしていません。すべてのメールは自動的に削除されます」）とアメリカのアプローチ（「私は病院にいます。メールの返信には最大30分遅れる場合があります。ご不便をおかけして申し訳ありません！緊急の場合は、ERで私に連絡してください…」）を比較する投稿でいっぱいになります。
ヨーロッパ人の休暇中の自動応答メールは、「9月18日まで仕事をしていません。すべてのメールは自動的に削除されます」というようなものです。アメリカ人：「私は病院にいます。メールの返信には最大30分遅れる場合があります。ご不便をおかけして申し訳ありません！緊急の場合は、ERで私に連絡してください…」
— Leanna Orr (@LeannaO) July 10, 2020
ヨーロッパの外出中:「夏にキャンプに行っています。9月まで再度メールしてください」アメリカの外出中:「私は2時間オフィスを離れて腎臓手術を受けていますが、いつでも携帯電話で連絡できます」
— Samuel Pollen (@samuel_pollen) 2021年4月30日
既に述べたように、私は自分の休暇中の不在メールに「返信には少し時間がかかるかもしれない」とは書かなかったことにかなり誇りを持っていました。代わりに、私は直接的に休暇中はメールを読まないと明言しました。残念ながら、私たちの社会は私が望むように「オフィスを離れています」というメールを尊重していません。「この自動返信が本当かどうかわからない」と気づくことがあります、ボイズ博士は言います。しばしば自動不在メールを受け取り、すぐにあなたが書いた人から本当の返信が来ることがあります。「多くの人は、休暇中にメールのような短いメッセージのみを要求する仕事だけをするつもりだと思います。しかし、それは積み重なり、さらに他の仕事が増えていきます」とボイズ博士は言います。「休暇中にその扉を少し開けてしまうと、おそらく予定していた以上のことをやってしまいます。それによって、あなたに連絡しようとしている人々の期待も影響を受けます。将来的には、彼らは常にあなたが利用可能であると思うようになるかもしれません。」私は、もはや誰もこれらの不在メッセージを信頼していないと思います、ボイズ博士は言います。「それを受け取る人は、おそらく「ああ、それは数時間で返答が来るかもしれないし、夜にメールを受け取るかもしれない」と思うだけで、実際には来週まで本当に返答が来るとは思っていないのです。」
では、私たちはどのようにこのメールの地獄から逃れることができるのでしょうか？これは文化的な問題であるため、簡単な答えはありません-特に私たちジュニア職の人々にとってはそうです。しかし、もしも休暇中に本当に他の人との連絡を自動応答のみで行うことができるのであれば、それはあなた自身のメンタルヘルスに良い影響を与えるだけでなく、それ以上のものになるかもしれません。「他の人たちに手本になろうとしてください。そして、あなた自身が休暇中の仕事を完全に無視することができなくても、少なくとも他の人の休暇と不在メッセージを尊重して、彼らがプレッシャーを感じないようにしてください。」これらのメッセージをさらに尊重し、評価するほど、私たちは「すべて選択>削除」がリフレッシングな休暇後の最初の仕事日に完全に受け入れられる社会に近づくことができます。
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